Aufbewahrung von Protokollen und Aufzeichnungen

Rechtsgrundlage: §§ 77a, 77 SchUG;
weiters: Verordnung über die Aufbewahrungsfristen von in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen, die bis zum Ablauf des 31. August 2016 angefertigt wurden

  • Die Landesschulräte und, soweit Bedarf nach einer einheitlichen Regelung besteht, das zuständige Regierungsmitglied haben durch Verordnung nach den Erfordernissen der einzelnen Schularten Bestimmungen über Form, Inhalt, Führung und Aufbewahrung der in den Schulen zu führenden Aufzeichnungen und über die sonstigen bei der Vollziehung dieses Bundesgesetzes zu verwendenden Formblätter oder Datenmuster zu erlassen. Das gilt insbesondere für Klassenbücher, Gesundheitsblätter und Prüfungsprotokolle.
  • Zum Zweck der Dokumentation für behördliche Verfahren sind Prüfungsprotokolle (samt Beilagen) über die Durchführung von Prüfungen aufzubewahren. In den Prüfungsprotokollen nachstehend genannter Prüfungen sind die Prüfungskommission (der oder die Prüfer, die Prüferin oder die Prüferinnen), die Daten des Prüfungskandidaten oder der Prüfungskandidatin, die Aufgabenstellungen, die Beschreibung der Leistungen und ihre Beurteilung, die Prüfungsergebnisse und die bei der Prüfung oder auf Grund der Prüfungsergebnisse getroffenen Entscheidungen und Verfügungen zu verzeichnen:
    • Einstufungsprüfungen gemäß § 3 SchUG,
    • Aufnahms- und Eignungsprüfungen,
    • Feststellungsprüfungen,
    • Nachtragsprüfungen,
    • Prüfungen über Kenntnisse und Fertigkeiten des praktischen Unterrichtes,
    • Wiederholungsprüfungen,
    • Semesterprüfungen (NOSt),
    • Semesterprüfungen über noch nicht besuchte Unterrichtsgegenstände (NOSt),
    • Einstufungsprüfungen gemäß § 26 SchUG,
    • Einstufungsprüfungen gemäß § 26a SchUG,
    • Aufnahmsprüfungen,
    • Reifeprüfungen (einschließlich Zusatzprüfungen zur Reifeprüfung), Reife- und Diplomprüfungen, Diplomprüfungen und Abschlussprüfungen,
    • Externistenprüfungen,
    • Prüfungen im Widerspruchs- und Beschwerdeverfahren.
  • Prüfungsprotokolle sind unter Beachtung derselben Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen aufzubewahren, die für Klassenbücher gelten.
  • Prüfungsprotokolle von Reifeprüfungen (einschließlich Zusatzprüfungen zur Reifeprüfung), Reife- und Diplomprüfungen, Diplomprüfungen und Abschlussprüfungen und diesen Prüfungen entsprechenden Externistenprüfungen sind sechzig Jahre aufzubewahren. Prüfungsprotokolle von allen anderen Prüfungen sind drei Jahre, jeweils ab dem Jahr, in dem die Prüfung stattgefunden hat, aufzubewahren.
    Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind physische Aufzeichnungen zu vernichten und elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen zu löschen.
  • Für folgende Protokolle und Aufzeichnungen, die bis zum Ablauf des 31. August 2016 angefertigt wurden, gelten abweichende Aufbewahrungsfristen:
    Schülerstammblätter: sechzig Jahre nach der letzten Eintragung;
    Prüfungsprotokolle über abschließende Prüfungen (z.B. Reifeprüfungen): sechzig Jahre nach Abschluss der Prüfung, Beilagen zu diesen Prüfungsprotokollen jedoch nur drei Jahre nach Abschluss der Prüfung, sofern diese nicht alleine die Prüfungsgebiete sowie die Teil- und Gesamtbeurteilungen belegen;
    Prüfungsprotokolle über Externistenprüfungen über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes aller Unterrichtsgegenstände einer Schulstufe oder einer Schulart (Form bzw. Fachrichtung einer Schulart) sechzig Jahre nach Abschluss der Prüfung; über Externistenprüfungen, die einer Reifeprüfung oder Reife- und Befähigungsprüfung oder Reife- und Diplomprüfung oder Befähigungsprüfung oder Diplomprüfung oder Abschlussprüfung entsprechen, sechzig Jahre nach Abschluss der Prüfung; Externistenprüfungen über den Nachweis der Beherrschung des Lehrstoffes eines bestimmten Unterrichtsgegenstandes in einer bestimmten Schulstufe dreißig Jahre nach abgelegter Prüfung; über die nicht erfolgreiche Externistenprüfung jedoch drei Jahre nach Abschluß der Prüfung; Beilagen zu Externistenprüfungen jedoch nur drei Jahre nach Abschluß der Prüfung, sofern diese nicht allein die Prüfungsgebiete sowie die Beurteilungen in den Prüfungsgebieten sowie allfällige Gesamtbeurteilungen belegen.
  • Zum Nachweis der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit schulinterner Vorgänge sind Besprechungsprotokolle sowie Aufzeichnungen von Konferenzen und von Sitzungen schulpartnerschaftlicher Gremien zu dokumentieren. Sie haben insbesondere zu enthalten:
    • Datum, Zeit, Ort, Namen der Anwesenden,
    • Tagesordnungspunkte,
    • Anträge,
    • Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs,
    • gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse sowie
    • Namen und Unterschrift der Protokollführerin oder des Protokollführers.
  • Protokolle und Aufzeichnungen sind (unter Beachtung derselben Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheitsmaßnahmen, die für Klassenbücher gelten) drei Jahre ab dem Jahr, in dem das Protokoll geführt oder die Aufzeichnung stattgefunden hat, aufzubewahren. Protokolle über Beschlüsse mit Wirksamkeit für die Zukunft sind drei Jahre über das Enden der Wirksamkeit des Beschlusses aufzubewahren.
    Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gemäß Abs. 4 sind physische Aufzeichnungen zu vernichten und elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen zu löschen.

(Letzte Aktualisierung: Juli 2019)